يتضمن حفل الزفاف تخطيطًا مدروسًا ممزوجًا بالإبداع ومساعدة الزوجين لجعل يومهم يومًا مميزًا وأكثر بساطةً. يعج عقل كثير من الأزواج بالكثير من الأفكار الخاصة عما سيكون عليه يوم زفافهم، لكن قد يقبل بعضهم تيسير تلك التجهيزات عليهم بينما يرفضها آخرون. يصغي منظم الحفل الجيد إلى العروسين ليتخذ قرارات إبداعية مذهلة في تنظيم مراسم وحفل الزفاف، كما يساعدهم في جعل يوم حفل الزفاف يمر بهدوء قدر المستطاع.
جزء 1 من 4: الالتقاء بالزوجين
[list=steps_list_2]
[*]
1
حدد دورك مع الزوجين. يخطط بعض منظمي للحفل كله منذ بدايته حتى نهايته، بينما يأتي آخرون يوم الحفل لتنظيم وإدارة السهرة. دع الزوجان يحددان المهام التي يرغبان أن يشاركان في تنظيمها، وتولى أنت تنظيم ما تبقى.
- من المهم أن تقدم إرشاداتك وتوجيهاتك إلى الزوجين وتشاركهما الرأي دون حرج، وإذا كنت تعتقد أن فكرتك غريبة كأن يكون في الحفل لحمًا مشويًا في موسم الشتاء، ينبغي عليك أن تُفصح لماذا سيكون هذا الأمر تحديًا، لكن عليك أن تتقبل رأي الزوجين في آخر الأمر.
[*]
2
حدد مواعيد لتتشاور بشكل منتظم مع الزوجين. إذا كنت ستخطط لتجهيز الحفل منذ بدايته حتى نهايته مع الزوجين، فمن المهم أن تعرف كل ما يفضله الزوجان في الحفل. عليك أن تمضي قليل من الوقت مع الزوجين لتتأكد من أن قراراتك وما خططت له من خدمات لحفلة الزفاف سيرضي الزوجين.
- ستلتقي بالزوجين ثلاث مرات بشكل خاص على أقل تقدير، وابق على اتصال بهما لتكون على اطلاع على ما قد يستجد وقدم لهما الخيارات، تواصل معهما قبل الأسابيع القليلة التي تسبق حفل الزفاف لتتأكد من الجدول والخطط.
- قابلهم في أول زيارة لهما بشكل رسمي، ثم اصطحبهما إلى مقهى أو إلى مكان لتتناول معهما العشاء لتتعرف عنهما أكثر. اعرف كيف تعارفا، وما الذي يطمحان أن يكون في حفل زفافهما وباقي التفاصيل الشخصية، فهذا سيساعدك في اتخاذ قرارك.[١]
[*]
3
قدم الاقتراحات. ينبغي أن يكون منظم حفل الزفاف على علم بالقاعات الجيدة لإقامة حفل الزفاف وكذلك المأذون/الكنائس ومتعهدي توريد الأطعمة والمشروبات وباقي الخدمات التي تكون في حفل الزفاف. إذا سألاك الزوجان عن متعهد توريد طعام نباتي تعرفه، فإنه عليك أن تقدم قائمة بها خمسة اختيارات على الفور، فهذا جزء من عملك.
- ينبغي أن يكون هذا الجزء الأكبر من عملك: القيام بالبحث. من المهم جدًا أن يبرز اسمك كمخطط لحفل الزفاف عند الاتصال بالموردين في المطاعم وفي ما يتعلق بأعمال حفل الزفاف.
- كلما خرجت إلى أماكن مختلفة، التقط صورًا كثيرة ومناظرًا عن الأماكن الآمنة قدر استطاعتك، وبذلك يستطيع الزوجان اتخاذ قرارهما، اترك كارتك الشخصي في كل مكان له علاقة بعملك.
[*]
4
دون خططًا أولية وضعها مع بعضها: بمجرد أن تلمع في سماء عقلك فكرة تناسب حفل زفاف الزوجين، قدم لهما قائمة اختيارات متنوعة قبل المضي قُدمًا في تنفيذها. يجب أن تقدم للزوجين قائمة مدرج فيها من ثلاث إلى خمس اختيارات ليختارا منها فيما يتعلق بالطعام والديكور والأماكن والموسيقى وغير ذلك من الاختيارات الأخرى..
- في بعض الحالات، سيكون للأزواج آراء كثيرة، بينما سيكون غيرهم أكثر سعادةً عندما تحمل أنت العبء عنهم وتتخذ القرارات نيابةً عنهم، تذكر لا يتشابه الجميع في ذلك.
- عند لقاءك بالزوجين أحضر معك قليل من عروض الباقات المكتملة، قد تكون عن متعهدي توريد الطعام ومخططًا للألوان وصورًا عن نسيق الزهور وبعض عروض عن فرق موسيقية والتي تعتقد أنها ستناسب هذان الزوجان. استمر في المضي قدمًا وجمع اختيارات أخرى وضعهم في باقات ليتمكن الزوجان من الاختيار من بينهم وليكون الأمر يسيرًا عليهم.
[*]
5
ضع جدولاً لوقائع الحفل حسب طلب الزوجان: سيحدد الزوجان مهمتك بشكل جزئي في عملية تنظيمك لحفل زفافهما. إذا كنت ترغب في ترتيب وتنظيم تدريب لحفلٍ متنوع أو استقبال بعد تناول العشاء في مكان ما، عليك أن تكون مبدعًا وترتب ذلك للزوجين، أو تقرروا مع بعضكم ترتيب الأحداث المضافة إلى حفل الزفاف، جميع أحداث العرس التالية شائعة:
- حفل ما قبل الزفاف
- منوعات حفل ما قبل وما بعد الزفاف
- جلسات التصوير
- تناول غذاء ما قبل حفلة الزفاف
- جولة في مكان الزفاف
[*]
6
ابق على اتصال بالزوجين: يبدأ الزوجان في الانشغال كلما قرب موعد زفافهما، ويغرقان في المكالمات الهاتفية، وربما لا يتصل بك الزوجان في الأيام القليلة التي تسبق حفل الزفاف، ويختلف ذلك حسب الأزواج. ويبدو من الجيد أن تبقى على اتصال بالزوجين لتطلعهما على كيفية سير الترتيبات للحفل.[٢]
- في نهاية الترتيبات للحفل ستصل إلى نقطة لاتسطيع أن تتراجع عندها أو تغير أي تنظيم للحفل آنذاك. احرص أن يعرف الزوجان أنه فات الأوان للتغيير الأساسي في نوع الطعام الذي سيُعد للحفل أيًا كان الحال والوضع.
[/list]
جزء 2 من 4: التخطيط لحفلة الزفاف
[list=steps_list_2]
[*]
1
ابحث عن أماكن تناسب حفل الزفاف: تُقام حفلات الزفاف عادة في الخارج في الهواء الطلق، أو تُقام في داخل الكنيسة التي يختارها العروسان. قد يكون هناك أماكن معينة بعينها في مخيلتهما أو فكرة عامة لنوع المكان مما يضعك في موقف حرج وعصيب.
- يجب أن تناسب حفلات الزفاف التي تُقام في الهواء الطلق المعتقدات الدينية والطائفية للعروسين، فلا يمكنك أن تحجز لعروسين ينتميان إلى الطائفة البروتستنتية في كنيسة كاثوليكية، وإلا سيكون ذلك غريبًا ومدهشًا. وفي بعض الأحيان قد يرغب الزوجان أن يقيما زفافهما في أماكن أخرى مغلقة مثل المنازل ذات المكانة التاريخية أو في قاعة مآدب محلية أو في مكان آخر أخاذ ذو طابع تاريخي.
- • يمكن للحفلات الزفاف التي تُقام في الأماكن المغلقة أن تكون في أماكن مختلفة كأن تُقام على ضفاف الشواطئ أو في أماكن خاصة تكسوها الأشجار أو بستان تتدلى من أشجاره ثمرات التفاح أو في ولاية ما أو في منتزه وطني. تحدث مع الزوجين عن المكان المثالي وقدم لهم اختيارات أخرى متنوعة بها أماكن مغلقة لإقامة الحفل.
[*]
2
أمن مكان اقامة مراسم الزفاف: قد يفكر الزوجان في فكرة يفضلان القيام بها أثناء زفافهما وقد لايحدث ذلك. وفقًا للمكان الذي سيُقام فيه الزفاف فإنه عليك أن تتأكد من وجود مكان لإقامة مراسم الزفاف حيث يكون هناك قسيس في كنسية معينة أو مأذون يتبع المكان، وإن لم يكن هناك هؤلاء فعليك أن تحضرهم لإتمام المراسم.
- بشكل عام يختار الزوجان المأذون أو القسيس الذي سيعقد مراسم الزفاف، وإذا لم يكن هناك ما يدل على ديانتهم، فإنه ينبغي لك أن تبحث عن خلفيتهم الدينية أو تتصل بأقرب كنسية محلية لتستعلم منهم وتستشيرهم لتختار مأذون أو قسيس آخر.
[*]
3
اقترح على العروسين موسيقى حفل الزفاف: تتضمن الكثير من خدمات حفل الزفاف بعض أنواع الموسيقى واختيار الأغاني والأداء المتنوع قد يكون طريقة مهمة لإضفاء الجمال والجاذبية على الحفل. قد يكون من الصعب أن تعرف من أي موضع تبدأ مع أول زوجين تنظم لهما الحفل، لذلك ينبغي ان يكون لديك قائمة كافية من الاقتراحات بأسماء الأغاني واختيار الطريقة التي ستُؤدى بها.
- من الأرجح أن أكثر الخيارات الموسيقية التي تُؤدى مباشرةً والشائعة في ذات الوقت هي سلسلة الرباعيات والعزف المنفرد في حفلات الزفاف، يُعلن الكثير من المغنين عن خدماتهم التجارية التي يمكن أن يقدموها في حفلات الزفاف. وتسجيل الموسيقى اختيارًا جيدًا وأقل تكلفةً.
- سيحتوي العرض بشكل عام على موسيقى المقدمة والتي تُعزف أثناء حضور الموكب ووصول العروس ويكونون عادةً "منشدين حفل الزفاف" والتي كتبها فانغر والتي تُعرف باسم "هنا تأتي العروس". وتتضمن باقي أغاني الزفاف الشائعة نسخ لمعزوفات موسيقية لأغاني مختلفة.
- أليرن وبرجز"في مكان ما أبعد من قوس قزح"
- هاندل"ها قد طلت ملكة سبأ"
- "حلفة زفاف في شهر آذار"
- باكو بلز" كانون"
[*]
4
قدم اقتراحات بأسماء بائعي الزهور وطريقة ترتيبها: يكون في معظم حفلات الزفاف زهورًا موسمية ويُنسقها المتخصص بطريقة احترافية. من الجيد أن تتعرف على منسق الزهور ويمكنك أن تتطلع على اختيارات عن باقات العرس وأسعارها لتقدم قائمة عنها إلى العروسين.
- تناقش مع الزوجين عن التصميمات وملابس حفل زفاف العروس لتساعدهما في اتخاذ القرار واختيار تصميمًا عن الألوان العصرية لتنسيق الزهور.
[*]
5
قدم قائمة مقترحة بأسماءالمصورين: ليس من الصعب أن تجد مصورين لحفل الزفاف، ولكن من الجيد أن تبحث عن اختيارات أخرى ممكنة لتقدم أسعارًا أخرى وتوجه الزوجان للاختيار الأمثل. من المهم اختيار مصور كفء وأهلاً للثقة.
- تحدث على الهاتف بعض الوقت مع ممثلي كل استديو تصوير لتتعرف على أفضل من يقدم خدمة جيدة منهم، وانصح العروسين به.
[*]
6
زُر موقع إقامة حفل الزفاف: من المهم للمنظم أن يكون على معرفة بتجهيز واعداد الموقع التي ستكون ضمن المكان الذي سيُقام فيه حفل الزفاف. ينبغي ان تتأكد من أن متعهد توريد الطعام يعرف مكان الموقع وزمان وصوله إليه ومتى يفتح المبنى أبوابه للعمل وعدد المقاعد المطلوبة لحفل الزفاف.
[*]
7
نظم الحفل: تُقام تجربة سريعة لحفل العروس وتركز عادة على الأنشودة الدينية، ويكون هذا سببًا في استرخاء العروسين وهدوئهما، وفيه تأكيد على أن الزفاف سينتهي بلا أية مشاكل. كما إنه من صميم عملك أن تتفق مع مأذون الحفل أو القسيس مع اختيار الموسيقى وتنظيم المهام الأخرى للحفل إذا تطلب الأمر.
- إجراء تدريب زمني على توجه كل عضو مشارك في الحفل نحو الممر والتأكد من أن كل شخص يعرف موضع وقوفه بدقة.
- أعطِ كل شخص رقم جوالك يوم حفل الزفاف لتجيب على اتصالهم حال حدوث مشاكل. كن حاضرًا على الدوام أثناء الحفل.
[/list]
جزء 3 من 4: التخطيط لحفل الزفاف
[list=steps_list_2]
[*]
1
اكتشف واقترح مواقع مناسبة لإقامة حفل الزفاف: يُقام حفل الزفاف غالبًا في العقارات المحيطة بمكان الحفل، وتُقام أحيانًا في نفس المبنى، وربما يكون الحفل في مكان إقامة العروسين أو في مكان آخر أكبر، ويتوقف اختيارك للمكان على عدد الضيوف. [٣]يُمكن القول عامةً تُقام حفلات الزفاف في أماكن مغلقة وقاعات طعام كبيرة ويكون فيها طعام ورقص.
- صالات طعام
- قاعات عقد القران
- الكنائس والقاعات الكبيرة بها
- أماكن ذات تسمية تاريخية
- قاعات المشروبات
[*]
2
اقترح اختيارات لأسماء متعهدي توريد الطعام والوجبات: تحتوي معظم الحفلات على وجبات يكون عليها بعض الملاحظات من المدعوين ويُقدم فيها حلوى ويرقص الحضور فيها. عندما يشرع الحضور في الرقص تكون في الغالب قد أتممت عملك. وصول الوجبات هو العمل الكبير الثقيل والذي عليك أن تتأكد أنه تم بلا مشاكل. تحدث مع الزوجين عن وجبة الطعام التي يفضلانها وناقش معهما الخيارات الممكنة لإحضارها لهما.
- ابحث عن المطاعم المحلية وقدم للزوجين تنوعات من الوجبات وأرفقها بالأسعار الخاصة بها. حاول أن تقدم لهما مجموعة من متنوعة من الاختيارات الراقية وذات تكلفة بسيطة. قد تكون أطباق الدجاج البسيطة مناسبة لبعض الأزواج، بينما يريد آخرون أن تكون أكثر تنميقَا وتنظيمًا.
- تُنظم العديد من الحفلات على نمط المأدبة المفتوحة، ويسمح ذلك للضيوف خدمة أنفسهم، بينما يُفضل آخرون أن خيار أن يُقدم النادل الطعام ليكون أكثر رسمية. يعني هذا أنه عليك أن تقوم بتنظيم أكثر في تقديم الطعام، حيث تكون المعاملة أكثر رسمية في الحفل.
- من المرجح أيضًا أن تحتاج إلى البحث عن مخابز محلية وعن صانعي الكعك لإعداد كعك الزفاف إذا لزم ألأمر. إنها فكرة جيدة لتدقق بعانية في حجم ونكهة وخيارات تصميم كعكة الزفاف.
[*]
3
جهِز خيمة آمنة أو مظلة وزودها بالمقاعد إن لزم الأمر: إذا كان الحفل سيُقام في الهواء الطلق، فمن الشائع استخدام خيمات على غرار تلك المستخدمة في حفلات السرك والتي يمكن الحصول عليها من الباعة المحليين، ويمكن نصبها قبل الزفاف بيوم أمام المكان الذي سيُقام في الحفل. سيكون عليك أن تُحضر الأغطية وكراسي كافية لمن سيحضر الحفل.
[*]
4
قدِم اقتراحات عن اختيارات للموسيقى: من العام أن تترأس حفلات الموسيقى الحية والمباشرة حفلات الأعراس أو يقوم متخصصين في تشغيل الموسيقى باحياء الحفل، لن يكون لكل عروسين رأيًا حسامًا بشأن هذا الأمر. لذلك يعد من الجيد البحث عن مشغلي موسيقى للزفاف محليين لديهم قدر كافٍ من الألحان الممتعة، ويكون لهم خبرة في امتاع وتسلية الضيوف الحاضرين على مختلف أعمارهم.
[*]
5
جهزالترتيبات اللازمة: بمجرد أن يستعين بك العروسين لإتمام زفافهما، عليك أن تنطلق ، ابدأ بإعداد جدول لكل ما يلزم. اتصل متعهد توريد الطعام ومنسق الزهور وبكل من ستستأجر منهم غرضًا يوم حفل الزفاف. تأكد أن كل شيء في موضعه لإنجاح الحفلةt.
[/list]
جزء 4 من 4: إدارة يوم الزفاف
[list=steps_list_2]
[*]
1
التق بالعروسين قبل بضعة أسابيع من الزفاف: عليك معرفة عدد من سيحضر حفل الزفاف من ضيوف العروسين. جهز قائمة رئيسية بأسماء الضيوف أو اطلب من العروسين أن يعطيانك قائمة بالأسماء. ناقش مع العروسين الترتيبات التي تتعلق بعدد المقاعد التي ستخصص لضيوف كلا منهم، وضع في اعتبارك أن يكون هناك المزيد من المقاعد إذا استدعى الأمر.
- إذا لم تكن أنت من تخطط لحفل الزفاف نفسه، ولكن ستنظم وتدير عمليات سير الحفل، عليك أن تعرف أكبر قدر ممكن من المعلومات عما خُطط له في هذا اليوم، وأن تسأل عن رغبات العروسين في هذا اليوم.
[*]
2
أعد جدولاً رئيسيًا ليوم الزفاف: ناقش الجدول الزمني للحفل مع العرسين فور الانتهاء من اكتماله، وعدله أثناء القيام بتجربة ليوم الحفل إذا لزم الأمر. متى يجب أن يصطف الجميع؟ متى سيبدأ الحفل؟ كم سيستغرق وقت الحفل تقريبًا؟ ستكون أنت المسؤول عن الإجابة على هذه الأسئلة يوم الحفل.[٤]
- حدد وقت الوصول إلى حفل الزفاف ونظم مواعيد جلسات التصوير مع المصور.
- لتبتعد عن الضغط والتوتر قدر المستطاع، لا تجعل مواعيد لقاءك مع متعهد توريد الطعام ومنسق الزهور والمصور في نفس الوقت. حاول أن تترك لنفسك فسحة من الوقت لتنظم كل شيء على حدة.
[*]
3
وزع الجداول على الأعضاء المشاركين في حفل الزفاف: إنه من صميم عملك أن تتأكد أن الجميع يعلم متى يجب عليهم الحضور والمكان الذي يجب أن يكونوا فيه، وليس العروسان فقط. يجب أن تكون أنت واجهة الإدارة والتشغيل، أنت الشخص الذي سيقصده الجميع لسؤاله، كن مفعمًا بالحيوية وسباق يوم التدريب ويوم الزفاف.
[*]
4
كن أول من يحضر وآخر من ينصرف: يتطلب عملك أن تُشرف على شيء يوم الزفاف، منذ وصول متعهد توريد الطعام والفرقة الموسيقية وتنظيم الكراسي وتنسيق الزهور حتى وصول موكب العروس.
- وكل غيرك للقيام بمهام أخرى عنك عند الحاجة لذلك، لا يمكنك أن تفعل كل شيء بنفسك، ومن المحتمل أنك ستحتاج لبعض المساعدة لتتأكد أن كل شيء في موضعه.
- غالبًا ينسى المرء، لكن المهارة المهمة لمنظم الحفل هي تنظيم مكان موقف السيارات، إذا كان مكان الزفاف سيأخذك إلى موقعين مختلفين، عليك أن تتأكد أنه يوجد مواقف كافية للسيارات في كليهما، وأن جميع الحضور يعرف أن يصُف سيارته.
[*]
5
نسق مع متعهد توريد الطعام: سيكون من ضمن عملك الاتصال بمتعهد توريد الطعام والقائمين على الخدمة في حفل الزفاف قبل أسبوع من حفل الزفاف تقريبًا لتقدم المساعدة لهم في أي شيء يحتاجونه. كن حاضرًا لتتعامل مع المشاكل العملية التي قد تحدث مع طاقم تقديم الطعام.
[*]
6
استمر قُدمًا في تنظيم الحفل: تتنوع حفلات الزفاف المختلفة فيما يحدث فيها، ويصعب أن تجعل أحداثها واحدة. ينبغي أن تكون لطيفًا ولكن حازمًا في نفس الوقت، ففي حفل الزفاف عليك أن تسير قُدمًا وفق الخطط المعدة، لتتأكد من أن الجميع قد غادروا المكان المقام فيهه الحفل في الوقت المحدد.
- حاول أن تنظم الأشياء بنظام 30 دقيقة، فأنت لا ترغب في أن تحكم قبضتك على الحفل ومن فيه. إنه حفل زفاف ويرغب الحاضرون أن يتحدثوا ويحتفلوا مع العروسين.
- إذا كان هناك أمرًا لا يتناسب مع برنامج الحفل، اترك القرار للعروسين في المضي فيه أو تركه.
[/list]
